Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment Ostra traite les données personnelles dans le cadre du site et du service Ironwise. Elle décrit notamment les catégories de données traitées, leurs finalités, leurs sources, les personnes susceptibles d’y accéder, leur durée de conservation et les droits des personnes concernées.

Pour les traitements réalisés pour ses propres finalités, Ostra agit en qualité de responsable du traitement. Lorsqu’Ironwise traite des données commerciales ou clients pour le compte d’une entreprise utilisatrice et selon ses instructions, Ostra peut agir en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. La répartition exacte des responsabilités est précisée contractuellement lorsque nécessaire.

Contact : hello@ostralab.com

Lorsque vous utilisez le site Ironwise, nous pouvons traiter les informations que vous nous transmettez volontairement, notamment votre nom, prénom, adresse email professionnelle, entreprise, fonction, contenu de vos demandes et informations communiquées lors d’une prise de rendez-vous. Nous pouvons également traiter des données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, telles que l’adresse IP, le navigateur, le type d’appareil, les journaux techniques et certaines données d’usage.

Selon les fonctionnalités utilisées, Ironwise peut traiter des données fournies ou connectées par l’entreprise cliente, telles que des comptes clients et prospects, contacts professionnels, historiques de ventes, devis, demandes, inventaires de matériels, parc installé, interactions commerciales, données de service et informations relatives aux commerciaux, territoires et propriétaires de comptes.

L’entreprise cliente reste responsable de s’assurer qu’elle dispose des droits et bases juridiques nécessaires pour transmettre ou connecter ces données à Ironwise.

Ironwise peut traiter des informations provenant de sources publiques, administratives ou licenciées afin de détecter des événements susceptibles d’être commercialement pertinents. Ces données peuvent notamment concerner des entreprises, établissements, dirigeants ou représentants professionnels, marchés publics, projets, permis, événements légaux ou autres informations professionnelles accessibles selon les sources couvertes.

Ironwise conserve, lorsque cela est pertinent, des informations relatives à la provenance, à la date, à la fraîcheur et au niveau de confiance de ces données.

Nous traitons les informations nécessaires notamment pour : fournir et administrer Ironwise ; créer et sécuriser les comptes utilisateurs ; importer, relier et mettre à jour les données autorisées ; détecter et contextualiser des signaux commerciaux ; produire des opportunités, scores, explications et recommandations ; préparer ou exécuter les actions autorisées par le client ; assurer les handoffs vers les équipes ; fournir le support ; mesurer la qualité et les performances du service ; prévenir les abus et incidents de sécurité ; gérer la facturation ; répondre aux demandes commerciales ; et respecter nos obligations légales.

Selon le traitement concerné, Ostra peut s’appuyer sur : l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ; son intérêt légitime à exploiter, sécuriser et améliorer Ironwise et à développer son activité B2B ; le respect d’une obligation légale ; ou votre consentement lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains cookies ou communications.

Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant d’un client, la détermination de la base légale applicable aux données traitées pour son compte relève en principe de ce client en sa qualité de responsable du traitement.

Ironwise peut produire des signaux, scores, classements, rapprochements ou recommandations à partir de données disponibles. Ces éléments constituent des aides à la décision et peuvent comporter une part d’inférence. Une information inférée ne doit pas être considérée comme un fait certain ni comme la preuve qu’une entreprise ou une personne souhaite acheter un produit ou un service.

Certaines fonctionnalités d’Ironwise peuvent utiliser des modèles d’intelligence artificielle pour des tâches telles que la classification, l’extraction structurée, la normalisation, la recherche, la synthèse, la traduction, la génération de brouillons ou l’interprétation de réponses. Ces traitements sont utilisés dans un cadre défini par la fonctionnalité concernée et peuvent être associés à des contrôles déterministes ou à une validation humaine lorsqu’une action présente un risque plus élevé.

Ironwise peut préparer ou exécuter certaines actions commerciales selon les paramètres définis par l’entreprise cliente. Le niveau d’automatisation dépend des fonctionnalités activées, des règles configurées et des permissions accordées. Les actions sensibles peuvent être soumises à une validation humaine. Ironwise n’a pas vocation à prendre seul des décisions produisant des effets juridiques significatifs sur une personne sans cadre approprié.

Les données sont accessibles aux personnes autorisées chez Ostra dans la mesure nécessaire à leurs fonctions ainsi qu’aux utilisateurs habilités de l’entreprise cliente. Elles peuvent également être traitées par des prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service, notamment pour l’hébergement, la base de données, les modèles d’intelligence artificielle, l’envoi d’emails, l’authentification, la supervision, le paiement ou le support.

Ostra peut recourir à des sous-traitants et prestataires techniques pour exploiter Ironwise. La liste des sous-traitants applicables au service doit être tenue à jour et communiquée selon les modalités prévues contractuellement ou sur demande. Ostra impose, lorsque nécessaire, des obligations de confidentialité, de sécurité et de protection des données adaptées aux traitements concernés.

Les données privées fournies par un client pour l’utilisation d’Ironwise ne sont pas rendues accessibles à un autre client sans base contractuelle et juridique appropriée. Ostra ne vend pas les données personnelles confiées par ses clients à des annonceurs ou courtiers en données. Toute éventuelle fonctionnalité future impliquant une réutilisation ou une mutualisation de données entre organisations distinctes nécessiterait un cadre spécifique et transparent.

Certains prestataires utilisés pour fournir Ironwise peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque cela s’applique, Ostra met en place les mécanismes prévus par la réglementation applicable, tels qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées lorsque nécessaire de mesures complémentaires.

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, aux obligations contractuelles et aux exigences légales applicables. Les données liées au compte et au service peuvent être conservées pendant la relation contractuelle puis pendant la durée nécessaire à la gestion des obligations ou litiges éventuels. Les durées précises applicables aux données clients, données de prospection, journaux techniques et sauvegardes peuvent varier selon leur nature et le rôle d’Ostra dans le traitement.

Ostra met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation. Ces mesures évoluent en fonction de l’architecture, des risques et des fonctionnalités du service. Aucun système informatique ne pouvant offrir une sécurité absolue, Ostra ne peut garantir l’absence totale d’incident.

Sous réserve des conditions prévues par la réglementation applicable, vous pouvez disposer de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à hello@ostralab.com. Une preuve d’identité pourra être demandée uniquement lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Ostra peut utiliser des coordonnées professionnelles pour communiquer avec des prospects ou clients dans le cadre de son activité B2B, lorsque les conditions légales applicables sont réunies. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la réception de communications commerciales en utilisant le mécanisme de désinscription proposé ou en nous contactant.

Lorsque des services payants sont souscrits, des informations nécessaires à la facturation peuvent être traitées par Ostra et ses prestataires de paiement. Ostra n’a pas vocation à stocker directement les données complètes de carte bancaire lorsque celles-ci sont traitées par un prestataire de paiement spécialisé.

La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour afin de refléter l’évolution d’Ironwise, de ses traitements ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour est indiquée sur cette page. Lorsque les modifications sont importantes, une information adaptée pourra être communiquée aux utilisateurs concernés.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Ostra à l’adresse : hello@ostralab.com.